各市、县人民政府，省人民政府各委、厅，各直属机构，各大中型企业：
省档案局《关于加强全省档案安全体系建设的意见》已经省人民政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。
二○一○年十月二十一日
关于加强全省档案安全体系建设的意见
（省档案局2010年10月）
长期以来，全省各地、各部门、各单位围绕档案安全做了大量卓有成效的工作，但随着经济的发展和社会的转型，特别是计算机和网络技术应用到档案管理，档案安全面临着新的机遇和挑战。为进一步提高我省的档案安全保障能力，结合我省档案工作实际，现就加强全省档案安全体系建设提出如下意见：
一、充分认识档案安全工作的紧迫性，确立新的档案安全观
档案安全事关党和国家的根本利益，加强档案安全体系建设，对于维护党和国家的历史记忆，服务全社会的科学发展具有重要意义。新形势下档案信息安全特别是新型电子档案信息安全面临严峻挑战，公共档案信息服务的加快推进，《政府信息公开条例》的实施，对档案信息开放和安全利用提出了新的要求。我们必须把档案安全工作放在重要位置，从各个方面构建起确保档案安全保密的“防火墙”。
地震、水灾、火灾等自然灾害以及战争、恐怖袭击、群体性社会事件等人为灾害对档案造成的破坏时有发生，档案信息安全矛盾逐步暴露。建立完善的档案安全体系，堵塞安全漏洞，消除安全隐患，全面提高档案部门的安全保障能力，抵御各种灾害侵袭，是当前乃至今后一段时间档案工作面临的重要而紧迫的任务。
随着形势任务的发展变化，档案安全的内涵不断丰富，外延不断拓展，形式不断出新。要树立新的档案安全观，实现“五个转变”：
一是由关注馆藏档案安全向馆藏档案安全与馆外档案安全并重转变；
二是由关注档案实体安全向档案实体安全与档案信息安全并重转变；
三是由关注档案库房安全向档案库房安全与档案馆区安全并重转变；
四是由关注档案静态安全向静态保管安全与动态使用安全并重转变；
五是由关注破损档案保护向破损档案保护与未破损档案保护并重转变。
二、全省档案安全体系建设的主要任务
（一）提高思想认识，强化责任意识，为档案安全构筑坚固的思想防线。
档案安全体系建设的首要任务在于加强人的安全思想建设，提高人们的安全意识，把档案安全上升到战略高度来认识，为档案安全构筑起坚固的思想防线。
地方各级人民政府对本行政区域的档案安全负总责，各级档案部门对本地区档案安全负主要责任。全省各地、各部门、各单位的主要负责人是本地、本部门、本单位档案安全的第一责任人，其承担档案工作职能的机构是主要责任机构。各地、各部门、各单位均要制订档案安全工作方案，落实档案安全责任，全员开展档案安全教育和培训，提高工作人员的档案安全技能，使每个工作人员、每个工作岗位都成为档案安全的一道防护墙，确保本地区、本部门、本单位档案的绝对安全。
（二）加强安全管理，为档案安全提供健全的制度保障。
1完善并执行档案安全法规。在档案法规及规章修订中，要增加档案安全保密方面的内容，充实完善有关档案安全的规章制度，明确奖惩规定，加大督促检查力度，对违反档案安全法规的行为进行查处。
2完善并采用档案安全技术标准。全省各地在档案标准体系中，要把档案安全列入重要位置。对那些已被实践证明效果明显的技术标准，各级档案部门要积极采用，以使档案安全统一化、标准化、规范化。
3积极制定并贯彻执行档案安全业务指南。各级档案部门要将暂时还不能制定为法规或标准的档案安全措施，先编制成业务指南，供各部门各单位参考借鉴。汶川地震后，国家档案局发布了《档案馆防治灾害工作指南》，是指导我省各级档案部门开展防灾减灾工作的重要参考材料，要大力学习宣传并认真贯彻执行。
4加强内部管理。要层层落实档案安全责任制，层层签订档案安全保密承诺书。要采取各种切实可行的办法，确保各个工作环节中档案的安全保密。档案的查阅利用一定要在可监控的环境下进行，各级综合档案馆要严格执行双人进库调档的规定，严禁任何人将馆（室）藏档案据为己有，变相谋利。要建立档案安全保密记录，使档案安全事故发生后可以进行追溯性检查。
（三）加强基础设施建设，为档案安全提供物质保障。
1加强馆库建设。地方各级人民政府要紧紧抓住国家支持中西部地区建设档案馆的机遇，争取在“十二五”期间，将档案馆库建设全部纳入政府建设规划。严格按照《档案馆库建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，建成能够满足未来30年馆藏需要的高标准档案馆，尽快消灭“无库档案室”或“危房档案室”，积极建设面积达标、能够确保档案安全的档案库房。
2加强安全设施建设。有条件的档案库房要安装自动报警、自动灭火设施，没有条件的至少要配备灭火器材。温湿度不利于档案安全的档案库房，要安装温湿度调控设施，以保证库房温湿度保持在不损害档案安全的范围内。存放音像档案、电子档案等特殊载体档案的库房，要安装特殊的温湿度调控和防磁等设施。涉密计算机房等还要有信息屏蔽设施。对所有涉及档案原件的场所，都要安装监控设施，加强监控。凡应用电子文件的档案馆（室），要安装经过检测的档案信息系统，以确保电子信息在传输、存贮中的安全。涉密档案的扫描、存贮、复印、传真、缩微等设备，必须经过安全检测，以防档案信息被窃取。使用档案装具也要以有利于档案安全为第一原则，符合国家标准。
3采用先进的技术防范手段。各级档案部门要积极采用各种先进的安全防范技术手段，如指纹识别、虹膜识别、脸部识别、红外报警、磁条防盗、条码管理、水印防伪、电子文件封装、信息防火墙等，以确保档案安全保密。
（四）大力保护档案原件，确保档案原件安全。
1尽快封存档案原件。档案原件在管理、利用过程中极易受损，因此要对档案原件实施特殊保护，进行封存管理。全省各级各类档案馆（室）凡是已有缩微、复印、数字化扫描等复制件的档案原件，要封装保存，除核对原件、抽查虫霉等特殊情况外，一般不再开封，最大限度地延长档案寿命，确保档案安全。对没有复制件的档案原件，要尽快运用数字化扫描、缩微等手段加以复制，以尽快封存原件。凡有复制件的档案一律以复制件代替原件利用。封存原件，最好用无酸又阻燃的纸箱，或用档案多节柜，加以密封保存。
2及时对档案进行抢救修复。对已破损的档案要及时修复，防止进一步恶化；对易碎、易裂的档案要及时加固，以防破损；对已褪色褪变的档案要迅速进行抢救性恢复，恢复后要及时复制，以保存档案信息；对易褪色或字迹扩散的档案，要及时采取措施加以预防。对产生霉变的档案要及时除霉去污；对需要倒带的胶片、磁带档案，要定期倒带，以防粘连。
3加速开展纸质档案数字化工作。要把纸质档案数字化作为一项档案安全工程和方便利用工程，作为档案馆（室）的一种基础性、方向性、必搞性工作来抓，加快数字化进程。
（五）认真管好电子文件，确保电子文件安全。
严格按照《电子文件管理办法》要求，认真管好电子文件，确保电子文件安全。
1明确归档范围。凡作为纸质文件内容应该归档的电子文件，都应该归档保存，并纳入档案管理的范围。与归档纸质文件内容相应或相关的视频、音频文件，以及业务数据库、公务电子邮件、政府网站内容等都应该归档保存，以便各级党政机关、企事业单位的电子信息更全面地得到保存。
2统一技术应用标准。应用标准不统一，将给电子文件的集中管理、广泛应用、长期保存等带来极大的困难。目前，国家正在出台或已出台一部分电子文件的有关技术标准，各地各部门各单位要认真贯彻执行。
3严格建立本地区电子文件中心。全省各级国家档案馆要积极建立本地区的电子文件中心，通过在线接收、离线接收等方式，对本馆接收档案范围的各单位电子文件进行集中保存、集中备份等。
4严格对电子文件进行安全备份。凡未向电子文件中心移交电子文件的单位，要将本单位的所有电子文件在异地备份一套。其中，划入永久保存的，还要转换成纸质或缩微胶卷，实行异质备份，以确保电子文件中心统一进行电子文件的异地异质备份。原则上，无论是档案馆还是档案室，所有应归档保存的电子文件都应至少有一套异地备份；所有划入永久保存的重要电子文件，都要尽快转换成纸质或缩微胶卷保存。
5加强对电子文件信息系统和载体的安全检测。要按照国家规定的信息安全分级别、等级标准建立电子文件的信息系统和安全防护体系，加强网络安全管理，严格执行各项安全管理制度，保障设备和软件安全可用，信息不会被轻易篡改或窃取。要加强内部系统、内部使用的涉密载体的安全保密措施，严防文件在内部传输过程中被窃密。要对电子文件的存储介质进行检验和认证，确保存储介质长期可用。
（六）切实搞好安全备份，确保万一情况下的档案安全。
为了确保各种毁灭性灾害发生时档案不受到毁灭性损失，必须对档案实行安全备份。
1切实开展档案备份工作。各市、县档案馆不但要对电子文件进行全面备份，对其他档案也要按其重要程度，循序渐进地进行备份。有多套纸质档案的，要用多套纸质档案备份；只有一套纸质档案的，要制成缩微胶卷或数字光盘。此外，照片、录音、录像等档案，也要积极通过复制、转换为数字光盘等手段进行备份。
2实行异地存放。根据国家档案局的要求，异地存放最好是在300公里以外的远距离、跨区域存放。各单位可通过友好协商，同符合条件的单位互结对子，互为对方提供档案异地备份库，以确保本单位在发生万一情况时，用备份档案来避免或弥补档案损失。
3落实备份制度。要建立健全并进一步扩大实行馆际间互为备份制度。“十二五”期间，全省各市、县级档案馆可与本省其他市、县档案馆或外省有条件的市、县档案馆互结为档案异地备份对子。备份馆双方应就权利和义务、备份复制交换、保管条件、安全管理等事宜充分沟通协商，签订协议，确保备份档案安全。
（七）建立档案开放利用审批机制，确保档案信息安全。
1对拟开放档案进行审核和审批。凡按规定必须实行档案开放的单位，要严格按照有关规定，组织专人，对拟开放档案进行逐项审核，提出开放意见并报有关部门审批。未经开放审核、审批的档案，一律不得对外开放，严防有损国家安全和国家利益以及公民权益的不宜公开档案被公开利用。凡未开放的档案，要按规定进行审核和提供。
2对拟在网上公开的信息进行审核和审批。要严格对上网文件、档案进行审查，严防把应保密的文件、档案上传到非涉密网络上。凡拟在网上公开的已开放档案、政府公开信息及其他信息，同样要严格按照规定进行审核、审批，确保档案信息安全。以其他形式公开的档案，要经过审核、审批，层层把关，严防把不宜公开的档案误公开。
三、工作要求
（一）加强领导，统筹协调。
地方各级人民政府要强化档案安全第一责任人的意识，定期研究本行政区域内档案安全的重大问题，明确领导责任，及时解决问题。各级档案部门要高度重视档案安全工作，成立专门的领导小组，把档案安全工作真正摆上议事日程，明确责任，定期检查督促，发现问题，及时处理。全省各地各部门各单位的主要负责人要对档案安全负总责，一级抓一级，层层抓落实，形成集中统一、上下衔接的档案安全工作领导体系。要加强档案安全工作的日常管理，建立全员参与、群防群治的工作环境，逐步形成人人抓安全、事事重安全、时时保安全的良好局面。
（二）制订预案，做好演练。
要按照《档案工作突发事件应急管理办法》和《档案馆防治灾害工作指南》等要求，建立应对自然灾害及其他突发事件的防范和应急处置机制，制订相关工作预案；要设立档案安全应急处置协调小组，保证突发事件应急处置工作的有效进行，最大限度地预防和减少突发事件对档案造成的危害；要按照应急预案的要求，经常开展演练，提高应急处理执行能力，及时抢救档案。
（三）扩大宣传，加强培训。
要加大对档案安全的宣传教育力度，通过举办讲座、报告会、知识竞赛、展览或观看录像等形式，普及档案安全知识，提高档案安全意识。要经常开展档案安全培训，提高档案安全技能和水平，培养一支责任意识强、技术水平高、业务素质好，能确保各环节档案安全保密的专业队伍，为档案安全提供人才支撑。
（四）开展督查，狠抓落实。
地方各级人民政府要强化档案安全各项工作任务的督促检查和考核。各级档案管理部门要建立健全档案安全各项规章制度并认真执行。省档案局将每年对市级档案馆以及省直机关、省属企业档案部门进行安全保密专项督查。市、县档案管理部门也要对本地区档案馆和机关、企事业单位档案机构进行安全保密检查，发现隐患的，及时下达整改通知并限期改正；发生安全责任事故的，要严肃处理，依法追究责任人和相关领导的责任。各级国家档案馆和各部门、各单位档案室要对档案安全保密工作定期进行专项自查，通过检查，落实整改措施，强化内部管理，及时排除各种保密安全措施隐患，把档案安全保密落到实处。
抄送：省委办公厅，省人大常委会办公厅，省政协办公厅，省高法院，省检察院，各人民团体，各新闻单位。
山西省人民政府办公厅
2010年10月22日印发
